Politik, Bürokratie und Verwaltung, Kunden, Lieferanten … verlangen Digitali­sierung. Oft scheint einfach die Meinung vorzuherrschen, dass es generell „besser“ sei, wenn digitalisiert wird. Darüber hinaus zeigen Entwicklungen aber auch in der Praxis, dass in vielen Bereichen kein Weg an der Digitalisierung vorbeiführt.

In der Buchhaltung, Lohnverrechnung sowie bei Jahresabschlüssen und Steuererklärungen sieht man: Dort, wo elektronische Daten bereitstehen, führt die Verwendung dieser Daten ab einer Grundmenge von mehr als 50 bis 100 Datensätzen zu Steigerungen der Produktivität. Dies gilt zum Beispiel bei der Bereitstellung von Ausgangsrechnungsfiles, Bankdaten, Eingangsrechnungen, Registrierkassendaten, usw.

Leider steigt vice versa die Komplexität, und damit steigen auch die Anforderungen. Zum Beispiel gibt es mittlerweile an die 200 Beitragsgruppen bei der Sozialversicherung. Am Beginn meiner Berufslaufbahn – im vorigen Jahrtausend – 
umfasste die gesamte Einkommensteuererklärung dreieinhalb A4-Seiten. Die Ver­mietungseinkünfte trug man unter einer Kennzahl ein, heute hat jedes einzelne Vermietungsobjekt einen Dreiseiter. Die Aufwendungen zum Schutz von Daten haben sich ebenso exponentiell entwickelt.

Papierlos ist in vielen Bereichen sinnvoll, im Zusammenhang mit Themen­stellungen, bei denen aus vielen verschiedenen Quellen Arbeiten zusammen­zustellen sind, vermutlich aber noch lange Zeit eine Illusion.

Tipps:

• Liegen Datenmengen von mehr als 50 Datensätzen zur Bearbeitung vor, ist meist eine elektronische Bearbeitung / Übernahme sinnvoll.
• Massendaten, Kurzzeitdaten, Daten zum einmaligen Gebrauch, Daten mit geringen Dokumentationserfordernissen eignen sich für „papierlos“.
• Daten aus vielen verschiedenen Quellen, Daten für Dokumentationszwecke, Daten, mit denen gesetzliche Anforderungen erfüllt werden müssen, sind nicht immer „papierlos“ sinnvoll.
• Bewahren Sie sich Freiheiten und Freiräume: Schnittstellen versus automa­tische Übernahme, einfacher Aktenvermerk / Zettel usw. versus Formular …
• Die Aussage: „Sie können ja alles herzeigen, wenn Sie nichts zu verbergen haben“ ist eine der schwersten Verletzungen der Privatsphäre! 
  Richtig ist: „Ich zeige überhaupt nichts her, dies ist mein Grundrecht! Nur was ausdrücklich angeordnet ist oder was mich freut, gebe ich preis!“

P.S.: Eine Umfrage in der Steiermark zeigte, dass den meisten Kunden (97 %!) die Digitalisierung bzw. der Digitalisierungsgrad einer Steuerberatungskanzlei herzlich „wurst“ ist, solange die Standarderwartungen (Datenaustausch über E-Mails, Sicherungseinrichtungen, kurze Reaktionszeiten … ) erfüllt werden.